Por que uma comunicação falha?

1. RESISTÊNCIA À MUDANÇA

Vivemos em uma teia de hábitos. O hábito é em parte explicado pelo conforto e segurança que temos ao executar tarefas que conhecemos bem. Sempre que uma comunicação tenta entrar nessa zona de conforto e fazer mudanças encontramos resistência. Essa resistência não é apenas uma defesa contra a invasão de nossa zona de conforto. Ela pode ser minimizada ou até eliminada, com treinamento, já que as pessoas se sentem mais seguras ao executar tarefas em que estão treinadas.

2. DESVIOS DE ATENÇÃO

Nossa atenção oscila entre o que dizemos e o que a outra pessoa está pensando. É comum vermos pessoas que, ao acabar de ouvir uma instrução, já não se recordam do que têm de fazer. Vários são os motivos que podem tirar a atenção de uma pessoa durante a transmissão de uma informação.

O excesso de trabalho pode ser exemplificado como uma das causas do desvio de atenção. Por exemplo, o supervisor de uma área convoca uma reunião para esclarecimentos sobre um novo procedimento operacional. A explicação é simples, e levaria em torno de quinze minutos para ser relatada. Com o intuito de poupar tempo, o supervisor decide fazer a comunicação na mudança de turnos, quinze minutos antes do sinal, pedindo para a equipe 02 (dois) entrar mais cedo e interrompendo o trabalho da equipe 01 (um). Se pudéssemos medir a eficiência da comunicação, veríamos que seu aproveitamento foi mínimo, simplesmente pelo erro do momento da comunicação. A atenção dos ouvintes da equipe 01 (um) com certeza oscilava entre o que estava sendo relatado e o trabalho que ficava por fazer. Da mesma maneira a equipe 02 (dois) pensava no trabalho acumulado que a esperava.

É importante minimizar ou até eliminar os desvios de atenção para que se obtenha um bom aproveitamento das informações transmitidas.

3. EXPECTATIVAS INJUSTIFICADAS

Quando fazemos suposições a respeito do que a outra pessoa sabe, ou quando achamos que ele ou ela deve saber alguma coisa, podemos estar certos de que nossa comunicação falhou. Esse tipo de falha é comum nas comunicações entre subordinados e sua chefia. Certificar-se de que foi compreendido é a atitude mais sensata do transmissor nessas horas, valendo-se até da necessidade de o receptor repetir a mensagem recebida para o transmissor.

4. DESCONFIANÇA

Muitas pessoas têm a tendência de ocultar seus pensamentos, talvez por não gostarem de si mesmas. Essas pessoas refugiam-se no mutismo por medo de suas ideias não agradarem e serem rejeitadas. Daí a grande dificuldade do êxito da comunicação com esse tipo de pessoas, já que, num caso desses, dificilmente obteremos o feedback de que necessitamos.

5. ESCUTANDO MAL

A nossa capacidade de raciocínio é bem maior do que a de falarmos, daí é comum que preenchamos esse “espaço” com pensamentos nossos durante uma conversa. O problema é que muitas vezes nos perdemos nesse emaranhado de palavras e não assimilamos parte da mensagem que nos está sendo comunicada, dificultando a compreensão.

Fonte: ICPG Instituto Catarinense de Pós-Graduação – www.icpg.com.br